Solution Design Workshop – Digitalisierung des Sourcing-Prozesses

Kontext

In diesem Case ging es um die Digitalisierung eines bestehenden Sourcing-Prozesses in einem mittelständischen Unternehmen aus der Bekleidungsbranche. Ziel war es, ein gemeinsames Zielbild für eine S2P-Lösung zu entwickeln und die Grundlage für ein Implementierungsprojekt zu schaffen.

Problem / Ausgangssituation

Der Sourcing-Prozess war durch Medienbrüche, manuelle Freigaben und fehlende Transparenz über Phasen wie Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement, Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung geprägt. Rollen und Verantwortlichkeiten waren nicht durchgängig dokumentiert, Performance-Monitoring fand nur punktuell statt.

Vorgehen

• Strukturierung des Prozesses in Phasen: Supplier Selection, Contract Management & Order Processing, Performance Monitoring, Goods Receipt & Invoice Handling.
• Erarbeitung eines Fragenkatalogs zu Rollen (Management, Einkauf, Logistik, Finanzen), Entscheidungspunkten und typischen Szenarien.
• Visualisierung der Prozesskette – von Start- und Endpunkten über interne Stakeholder bis zu externen Partnern – als Basis für den Workshop.
• Moderation eines Solution-Design-Workshops mit Einkauf, Fachbereichen und Management: gemeinsame Durchsprache des Prozesses, Diskussion von Pain Points und Definition des Soll-Zustands.

Ergebnis / Nutzen

Ergebnis war ein abgestimmtes Zielbild für den Sourcing-Prozess mit klar definierten Phasen, Rollen und Entscheidungswegen. Die erarbeitete Prozessdarstellung diente als Grundlage für weitere eProcurement- und S2P-Initiativen und erleichterte spätere Gespräche mit Implementierungspartnern, weil Anforderungen und Prozesskontext bereits strukturiert vorlagen.